Informazioni ex art. 13, GDPR

Identità e contatti del titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Thenewway s.r.l, con sede legale e operativa in Via Tommaso Agudio 2, - 20154 Milano (MI) C.F. e P.IVA 07194560962, tel. +39 02 45499251, e-mail info@thenewway.it (di seguito: “Thenewway” o “il Titolare”).

 

Fonte e finalità del trattamento

I dati personali sono raccolti direttamente presso l’interessato attraverso la compilazione della scheda di iscrizione ai corsi di formazione continua e di educazione continua in medicina (“ECM”) di interesse. Sono trattati per le seguenti finalità:

1.     registrazione e iscrizione dell’interessato al corso ECM e organizzazione dell’evento formativo, nonché attività a ciò strumentali, quali comunicazioni di eventuali variazioni di programma, adempimenti gestionali e attività finalizzate all’accreditamento dei crediti formativi, invio di materiale medico-scientifico generato per l’evento

2.     ottemperare a norme amministrative e di altro genere obbligatorie in forza di legge nazionale vigente o in virtù di decisioni dell’Unione Europea, nonché comunicare agli organismi competenti le informazioni necessarie per far fruire l’interessato dei crediti formativi accumulati

3.     eseguire attività di divulgazione e informazione sui corsi di formazione da Thenewway realizzati

4.     esercitare, far valere o difendere in sede giudiziaria un diritto proprio o di un terzo

5.     elaborare statistiche sulla partecipazione agli eventi organizzati.

 

Modalità del trattamento

1.     I dati personali sono trattati dal Titolare con modalità prevalentemente elettroniche e sono conservati all’interno del proprio sistema gestionale aziendale. Idonee misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita o alterazione dei dati - anche accidentale - usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

2.     I contatti di cui al punto 3., “Fonte e finalità del trattamento” saranno eseguiti via e-mail.

3.     Le finalità di cui al punto 5., “Fonte e finalità del trattamento” sono perseguite con elaborazioni elettroniche che separano le informazioni che identificano l’interessato (es.: nome e cognome, e-mail) dalle restanti contenute nel modulo compilato e consistono in report anonimi: l’abbinamento con la persona cui i dati sono riferiti non sarà più possibile.

 

Base giuridica del trattamento

In funzione delle finalità di trattamento di cui al capitolo “Fonte e finalità del trattamento”, le basi giuridiche sono le seguenti:

1.     1. per le finalità di cui al punto 1. “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera b), GDPR poiché il trattamento è finalizzato a adempiere a obblighi precontrattuali o contrattuali di cui è parte l’interessato. Nella fattispecie, per registrare l’interessato al corso e organizzare l’evento formativo cui si è aderito, nonché consentire l’accreditamento dei crediti formativi cui l’evento dà diritto

2.     per le finalità di cui al punto 2. “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lettera c), GDPR poiché il trattamento è finalizzato a adempiere a obblighi legali cui il Titolare è soggetto

3.     per le finalità di cui al punto 3. “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 6/2014 del Working Party 29, par. III.3.1.) di Thenewway nel mantenere attivo il rapporto volontariamente instaurato dal professionista del settore medico che, con l’iscrizione al corso di formazione continua e educazione continua in medicina, ha manifestato il proprio gradimento alla nostra attività, e informarlo sulle proprie iniziative di organizzazione di eventi in tema medico-scientifico o richiedere opinioni sui servizi erogati coinvolgendolo in sondaggi e ricerche, permettendo all’utente di venire a conoscenza di queste opportunità e di decidere, se lo desidera, di aderirvi. Ciò è controbilanciato dall’interesse del professionista di conoscere le attività formative ed istituzionali del titolare verso le quali ha già manifestato apprezzamento con la registrazione al corso. Inoltre, altra base giuridica è rappresentata dall’art. 130, comma 4, d. lgs 196/2003 come modificato dal d. lgs 101/2018 che permette di inviare e-mail informative e istituzionali agli interessati che nel contesto della fase di acquisto (o adesione) hanno conferito l’e-mail a condizione che non si siano opposti sin da subito o all’atto del ricevimento dell’e-mail informativa o istituzionale

4.     per le finalità di cui al punto 3., “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 6/2014 del Working Party 29, par. III.3.1.) di Thenewway o di un terzo per tutelare i propri diritti

5.     per le finalità di cui al punto 3., “Fonte e finalità del trattamento”, la base giuridica è il “legittimo interesse” (art. 6, comma 1, lettera f), GDPR, considerando C47, GDPR e Opinion 6/2014 del Working Party 29, par. III.3.1.) di Thenewway per valutare i prioritari interessi del mercato di riferimento cui si rivolge al fine di migliorare, integrare o modificare la gamma di servizi messi a disposizione.

 

Criteri della raccolta dei dati

Sono da considerarsi di carattere obbligatorio di conferimento i dati contrassegnati con asterisco, poiché in loro assenza non potrà essere accettata la partecipazione all’evento. Per la precisione, sono di conferimento obbligatorio:

1.     titolo

2.     nome e cognome

3.     dati di contatto (telefono fisso e/o mobile, e-mail, indirizzo postale)

4.     password

5.     data di nascita

6.     luogo di nascita

7.     codice fiscale

8.     numero di iscrizione ordine professionale

9.     professione, disciplina e inquadramento professionale.

I restanti dati (genere) possono non essere indicati e in loro mancanza si avrà comunque diritto a partecipare all’evento formativo di interesse.

La necessità di richiedere i dati quali obbligatori i dati suddetti è stata considerata nel rispetto delle prescrizioni di cui all’art. 25, GDPR (“Protezione dei dati fin dalla progettazione e protezione per impostazione predefinita” - “Data Protection by design and by default”), che impongono di valutare previamente le misure tecniche e organizzative adeguate, volte ad attuare in modo efficace i principi di protezione dei dati, quali la minimizzazione, e a integrare nel trattamento le necessarie garanzie al fine di soddisfare i requisiti del GDPR e tutelare i diritti degli interessati. Inoltre, Thenewway ha messo in atto misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per consentire all’iscritto di partecipare all’evento formativo di interesse e ottimizzare l’organizzazione dell’evento stesso, valutando anche se il richiedente ha titolo a ricevere i crediti formativi correlati alla partecipazione all’evento ECM per il quale ha compilato il modulo di registrazione.

 

Responsabili del trattamento, persone autorizzate al trattamento dei dati, autonomi titolari del trattamento

1.     Le persone autorizzate al trattamento sono gli incaricati ai servizi Web, all’amministrazione, agli organizzatori degli eventi formativi, al marketing, ai sistemi informativi e di sicurezza dei dati.

2.     I dati saranno trattati anche dai responsabili del trattamento preposti a servizi connessi alle finalità di cui ai punti 1., 3., “Fonte e finalità del trattamento”

3.     I dati potrebbero essere anche trattati da soggetti terzi, autonomi titolari del trattamento, per fini strumentali alla gestione del sito (es.: Internet Provider), e, per quanto qui non indicato, tenuti a rendere le informazioni da fornire ex art. 13, GDPR. I trattamenti da loro eseguiti concernono le finalità di cui al punto 1, “Fonte e finalità del trattamento”. Saranno anche trattati dai relatori che intervengono all’evento formativo, nonché dagli enti competenti all’assegnazione dei crediti formativi: tali soggetti agiranno in qualità di autonomi titolari del trattamento

4.     Possono essere comunicati da enti pubblici, magistratura o forze dell’ordine, in caso ciò sia imposto da legge, regolamento o normativa comunitaria, in qualità di autonomi titolari del trattamento.

 

Ambito di comunicazione dei dati

I dati personali non sono, allo stato attuale, oggetto di comunicazione. In deroga a quanto appena detto, sono comunicati a terzi, in particolare enti pubblici, organismi istituzionali competenti in materia medico-scientifica (per l’attribuzione dei crediti formativi), magistratura o forze dell’ordine, in caso ciò sia imposto da legge, regolamento o normativa comunitaria o laddove gli organi di controllo e giudiziari o di polizia ne impongano al Titolare la comunicazione o laddove il Titolare debba esercitare, far valere o difendere un proprio diritto o di un terzo nelle sedi competenti.

 

Periodo di conservazione dei dati

In funzione delle finalità di trattamento dei dati, il periodo di conservazione determinato dal Titolare è il seguente:

1.     per le finalità di cui al punto 1. “Fonte e finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati è determinato in base al periodo necessario erogare il servizio di formazione continua e educazione continua in medicina attraverso il corso cui si è aderito, nelle sue singole fasi, dalla registrazione al corso sino all’accreditamento dei crediti formativi e conclusione delle pratiche connesse alla partecipazione

2.     per le finalità di cui al punto 2. “Fonte e finalità del trattamento”, il periodo della conservazione dei dati è determinato in base alle singole norme nazionali e comunitarie che impongono obblighi legali cui il Titolare è soggetto

3.     per le finalità di cui al punto 3., “Fonte e finalità del trattamento”, i dati sono conservati nei nostri archivi per il periodo necessario a mantenere costante il rapporto instaurato con il professionista medico-sanitario ed informarlo sulle nostre attività, permettendo a Thenewway di proseguire, legittimamente, la propria attività di proposta formativa e di soluzioni innovative nel settore dell’informazione medico-scientifica, fintanto che si ritiene che la persona sia interessata ai nostri servizi. La conservazione dei dati non si protrarrà, comunque, oltre 24 mesi. Ovviamente, tale periodo di conservazione sarà interrotto nel momento in cui l’interessato manifesterà la volontà di non ricevere ulteriori informazioni istituzionali dal Titolare, comunicandolo con le modalità di cui al capitolo “Diritti dell’interessato ai sensi degli artt. 15-22, GDPR”. Thenewway adotterà le appropriate misure tecniche e organizzative per non contattare più la persona

4.     per le finalità di cui al punto 4., “Fonte e finalità del trattamento”, i dati sono conservati nei nostri archivi per il periodo necessario allo svolgimento delle singole fasi di eventuali procedimenti giudiziari o controversie che dovessero manifestarsi fino alla conclusione dei medesimi, dunque, entro termini congrui alle tempistiche segnalate dagli organi competenti

5.     per le finalità di cui al punto 5., “Fonte e finalità del trattamento”, i dati sono conservati nei nostri archivi per il periodo necessario alla trasformazione in forma anonima dei dati. Dopo tale procedura i dati identificativi non sono più individuabili e, dunque, non più soggetti alle prescrizioni del GDPR.

 

Luogo del trattamento e trasferimento dei dati in Paesi extra-UE

Il trattamento, ivi compresa la conservazione, dei dati personali avvengono su server di proprietà del titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali responsabili del trattamento, ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di trasferire il trattamento, ivi compresa la conservazione, in Paesi extra-UE. In questo caso il titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, stipulando – se necessario – accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard prescritte dalla decisione 05/02/2010 della Commissione Europea (artt. 45, 46, 47 e 49, GDPR).

 

Diritti degli interessati ai sensi degli artt.15-22, GDPR

Scrivendo al Titolare del trattamento all’indirizzo postale di Via Tommaso Agudio 2, - 20154 Milano (MI) o all’indirizzo e-mail eventi@thenewway.it, l’interessato può esercitare i diritti di: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati, opposizione al trattamento per motivi legittimi o per l’invio di comunicazioni informative e istituzionali, sondaggi e ricerche. In qualsiasi momento, l’interessato può richiedere l’elenco completo e aggiornato dei responsabili del trattamento e dei terzi cui i dati personali possono essere comunicati.

 

Reclamo all’Autorità di Controllo

L’interessato ha il diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali - Piazza Venezia 11, 00187 Roma (RM) - www.garanteprivacy.it, e-mail: protocollo@pec.gpdp.it, utilizzando il modello reperibile all’indirizzo https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/4535524&zx=e0yn0riezmmw.

 

Data Protection Officer

Il Data Protection Officer è contattabile all’e-mail dpotnw@thenewway.it per informazioni sul trattamento dei dati.

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